Tous les matins… on rêve tous d’une journée efficace, un peu comme une résolution quotidienne.
Mais tu connais également aussi bien que moi, ces soirs où on a l’impression d’avoir brassé du vent… alors qu’on a couru toute la journée…
Comme toutes les résolutions de rentrée ou de nouvelle année, celle de la journée efficace reste très souvent au stade de rêve. En fait, il ne s’agit pas que d’un problème de manque de volonté (oui, c’est quand même la base…), mais aussi de vitesse et de précipitation.
Bien souvent:
- On est impressionné et stressé par la masse de choses à faire.
- On part tête baissée sur la première tâche ou activité qui se présente (ou bien que l’on nous présente…) en se disant « ce sera déjà ça de fait ».
Avec mes 3 clés, simples à mettre en oeuvre, vous allez prendre le temps de déterminer le « minimum vital » de la journée efficace. Puis vous réaliserez les activités les plus stratégiques et les moins motivantes. Ainsi, toutes les autres tâches suivront plus facilement ou bien même ne viendront pas du tout!
L’essentiel sera accompli !
1- Prendre le temps de déterminer la feuille de route de sa journée
Pour commencer, connaissez-vous la célèbre série « l’agence tous risques »?
Eh bien même une équipe de mercenaires (dont la spécialité est de prendre des risques), a un chef qui rappelle à chaque épisode:
« J’adore quand un plan se déroule sans accrocs »
A vrai dire, comme pour une mission sans accrocs, une journée efficace a besoin d’un plan!
C’est pourquoi, je vous conseille de prendre 5 minutes chaque jour pour la préparer. Fixez-vous un moment soit la veille au soir ou le matin pour vous poser tranquillement et réfléchir à son déroulé.
En fait, il s’agit de dessiner le planning idéal de votre journée… tout en restant réaliste.
- Etablissez une liste des tâches et activités la plus exhaustive possible. Le but est d’anticiper le maximum de surprises qui vont se présenter.
- Planifiez des pauses et des moments sympas à alterner avec vos activités.
- Entraînez-vous à bien estimer la durée de chaque action.
- Prévoyez des moments « libres » pour les imprévus et les dépassements de temps.
A lire aussi: Comment un peu de minimalisme peut simplifier le quotidien
2- Les 3 tâches stratégiques de votre journée efficace
Maintenant qu’on a « brainstormé » tout ce qu’on veut faire dans cette journée efficace, on va prioriser.
Pour cela, il s’agit de repérer les tâches ayant le « retour sur investissement en temps » qui est le meilleur, et de les programmer en priorité.
Voici l’exercice simple que je vous propose. Posez-vous tous les jours la question:
« Aujourd’hui, j’ai un empêchement majeur (choisissez celui qui vous parle le plus: maladie, famille, accident, gain au loto…). Donc, je n’ai le temps d’effectuer que 3 tâches de ma liste. Quelles sont-elles?«
Et vous les notez.
Surtout n’en gardez que trois. Ce sera un objectif réaliste et réalisable, donc il a de fortes chances que vous le réalisiez.
Pour vous aider à repérer les tâches les plus importantes je vous conseille de lire mon article: invitez monsieur Pareto chez vous même si vous ne le connaissez pas encore.
Ainsi, vous y découvrirez qu‘il suffit de réaliser 20% de vos tâches (les plus pertinentes), pour que 80% de votre journée efficace soit assurée.
3- L’activité la moins « glamour » de votre journée efficace
En réalité, notre cerveau cherche la facilité et les récompenses rapides.
Ainsi, il y a certaines tâches difficiles, désagréables ou de « longue haleine » que nous évitons, reportons… et qui en plus encombrent nos pensées.
C’est pourquoi, je vous propose de passer à l’attaque: les repérer et les éliminer.
Brian Tracy dans son livre « avalez le crapaud » compare le fait de commencer ses journées avec la tâche la plus difficile, à avaler un crapaud vivant au petit déjeuner… Ainsi tout ce qui viendra plus tard ne sera jamais pire que ça ! Tout nous paraîtra plus facile.
Donc pour éviter de procrastiner (et de culpabiliser), chaque jour il faut se concentrer sur la réalisation de la tâche la plus difficile ou la moins sympa (ou une partie de celle-ci…)
Et oui, vous aurez l’esprit plus léger pour affronter le reste de la journée.
Mon conseil: pour booster le résultat, vous pouvez cumuler cette démarche avec la résolution #1 d’Optimizi: j’arrête de râler
En résumé, avec ces 3 clés, vous:
- anticipez et visualisez votre journée au maximum,
- vous concentrez sur les 3 actions à réaliser pour rendre sa journée efficace,
- n’évitez pas la tâche la moins sympa.
Finalement, comme vous avez réfléchi aux actions vraiment stratégiques, puis réalisé les plus importantes et les plus difficiles … le reste: ce n’est que du bonus. Les autres tâches sont bien souvent plus facile à réaliser… sans pression.
Donc, vous terminez vos journées avec le sentiment d’avoir accompli l’essentiel de ce que vous vouliez ou deviez faire même si la to do list est encore pleine…. (d’ailleurs, est-ce que le reste à vraiment besoin de s’y trouver encore?)
A lire aussi: Comment faire une bonne to do list et l’utiliser vraiment.
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