Comment faire une Bonne To Do List et l’utiliser vraiment?

Il y a autant de façons de faire une bonne to do list qu’il existe d’individus. Pour être vraiment efficace et que vous l’utilisiez plus longtemps qu’une semaine, elle doit vous ressembler.

J’ai longtemps pris de bonnes résolutions pour chasser les post-it . En général, je me décidais à chaque rentrée de septembre ou de janvier. Ma démarche consistait à:

• prendre une feuille format A4 (c’est grand),
• noter TO DO LIST en haut et en gros (ça pose le décor),
• recopier dans l’ordre d’arrivée le contenu des post-it (c’est toujours les choses futiles qui ressortent en premier).

Bien sûr, comme vous vous en doutez, on n’utilise pas longtemps ce genre d’outil improductif, démotivant et inutile.

Voici quelques étapes qui vous aideront à créer vous-même vos to do list personnalisées, utiles et utilisables. La recette que je vous propose consiste à choisir l’outil qui vous ressemble. Ensuite il vous suffira de trier puis de sélectionner vos tâches avant de les noter dans votre liste.

Choisir le Bon support.

Tout noter

le principe de base de la to do list est de noter tout ce qu’on a en tête:

• ce que l’on doit faire,
• ce que l’on peut faire,
• les choses et évènements auxquels on veut penser…

Ecrire permet de ne pas oublier mais aussi et surtout de nous libérer l’esprit. Quand c’est noté et planifié on peut penser et passer à autre chose.

Une to do list efficace est sur un outil qu’on utilise.

Pour augmenter les chances d’utilisation sur le long terme, il faut choisir un support qui vous correspond.

• D’abord, il vous plait (il est adapté à Vous),
• Il s’intègre dans votre façon de vivre au quotidien (ne complique pas trop vos habitudes),
• Vous l’avez facilement à portée de main (disponible dès qu’une idée surgit),
• C’est un support pérenne… pour au moins une semaine (les enveloppes du courrier du jour ou les post-it sans colle sont proscrits),
• Il est fiable, les tâches sont parfaitement décrites (les noeuds dans le mouchoir ne sont pas assez détaillés).

Voici quelques exemples de support à adopter:

• des applications pour listes de tâches sur votre téléphone ou PC.
• des logiciel ou applications de prises de note
• l’agenda
• le bullet journal
• un carnet ou un cahier
• une feuille volante
• plusieurs supports combinés…

J’ai opté pour la version feuille A4 remplie à la main glissée dans mon agenda. Cette combinaison me permet une vision globale de la semaine. Vous pouvez télécharger ci-dessous le modèle de To Do List que j’utilise.

Trier le contenu de votre liste.

C’est un véritable exercice de gestion de vos priorités. Voici 3 étapes pour trier vos tâches avant de les noter dans votre liste.

1 – Lister les tâches

Commencez par faire un état des lieux des actions que vous allez vous imposer…

A cette étape, créez une sorte de “Bucket list”, une liste en vrac des tâches pour avoir une vision globale. Par la suite, avec l’habitude vous n’aurez plus besoins de les écrire noir sur blanc pour les trier.

A cette étape, l’article trier le contenu de vos journées peut vous aider.

2 – Qualifier et classer le contenu de votre to do list

En effet, il existe plusieurs façon de trier les priorités. Chacun la sienne, l’objectif étant d’arriver à attribuer des degrés d’urgence et d’importance à vos tâches pour déterminer quand et dans quel ordre les accomplir.

C’est là qu’il faut se demander quelle valeur vous accordez à votre temps. Lisez l’article La valeur du temps: combien vaut une heure de votre journée.

La matrice Eisenhower

Elle peut vous servir de repère pour le classement. C’est celle que j’utilise.

La loi de Pareto ou la règle des 20/80

“20% de nos actions entraînent 80% des résultats.”

Priorité à ces 20% de tâches qu’il faut repérer. Elles correspondent souvent à celles qu’on qualifie “d’importantes” avec la matrice d’Eisenhower.

Si on l’applique également à toutes les tâches que l’on reporte d’une semaine sur l’autre (les tâches Ni urgentes Ni importantes de la matrice du dessus), le tri est plus facile.

? A lire aussi: Invitez monsieur Pareto chez vous même si vous ne le connaissez pas encore.

Le cas des tâches de moins de 2 minutes

En fait, pour celles-là, on ne perdra pas de temps à les noter. C’est un des principes de la méthode GTD.

Tout ce qui prend moins de 2 minute sera traité tout de suite.

3 – Regrouper les actions

En recherchant des points communs entre les tâches, cela permet de les regrouper et donc de les traiter en une seule fois. Elles peuvent avoir en commun un lieu, un processus, un sujet…

Pour commencer, listez les tâches et recopiez les ensuite au bon endroit une fois triées. Ensuite, vous gagnerez du temps, en dispatchant directement les actions dans votre to do list.

Ma liste possède plusieurs zones de tri et j’y note directement les actions et les planifications dans mon agenda. Vous pouvez la télécharger ci-dessous.

Répartir et planifier les tâches.

Une bonne to do list est vivante et agile.

Je vous conseille de définir une liste par semaine. Elle combinera les tâches restantes de la semaine précédente et les nouvelles.

Chaque soir, actualisez-la avec le bilan de la journée et les changements . Ainsi, vous attaquerez le lendemain matin avec une bonne visibilité.

Faire un point le soir et mettre à jour sa liste, procure en plus une sérénité bénéfique à votre sommeil.

Une liste de tâche efficace est engageante et exhaustive.

La formulation de vos tâches est importante. Les décrire avec verbes d’action est important.

La précision de l’action que vous devez réaliser également. N’hésitez pas à tronçonner celles qui sont trop longues, trop complexes ou bien qui nécessitent des étapes.

Par exemple: au lieu de noter “changer les pneus de la voiture” , préférer “prendre rendez-vous chez le garagiste” puis “conduire la voiture chez le garagiste pour changer les pneus”

N’oubliez pas non plus de détailler un minimum vos descriptifs. Placé hors contexte, les raccourcis n’ont plus aucune signification. Ca produit le même effet qu’un noeud dans son mouchoir… on est énervé de savoir qu’on a quelque chose à faire mais qu’on ne sait pas quoi… Autant l’oublier complètement, c’est moins désagréable.

En fait, le secret d’une bonne to do list est une liste personnalisée. Elle est unique, par son support, sa forme, son contenu et son organisation. Elle reflète votre quotidien et vous ressemble.

Pour vous inspirer, je vous partage mon modèle de to do list qui vous servira de base pour trier et prioriser vos tâches en une seule fois..

Et vous? Quels éléments intégrez vous dans votre liste?

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mis à jour le 25/03/22