Trouver du temps dans une boîte mail efficace

La boîte mail efficace, tout le monde en rêve!

Mais pour l’instant nous sommes nombreux a avoir l’impression de gaspiller notre temps avec les mails qui envahissent notre quotidien personnel et professionnel. « On doit faire avec » mais bien souvent on fait mal… Le résultat est que l’on perd notre temps, notre efficacité et notre sérénité au passage.

Je vous propose d’investir un peu de temps pour:

  • Ne plus rater les mails importants qui se sont cachés au milieu des spams,
  • Ne plus déprimer à l’ouverture de votre boîte de réception qui déborde,
  • Retrouver une utilisation de vos mails plus fluide, plus zen et plus efficace.

Parce qu’on l’oublie souvent, le mail est aussi un véritable outil gain de temps!

Voici quelques pistes pour mettre en place votre boîte mail efficace.

Commencez par un bon ménage et un état des lieux, puis testez et adoptez quelques bonnes habitudes.

Reprenez la main sur vos mails!

Votre quotidien personnel ou professionnel est envahi pas les mails? Pour optimiser cet outil et votre temps, mettez en place une boîte mail efficace.

1 La visibilité: élément clé de la boîte mail efficace.

La première étape est de se poser tranquillement pour y voir plus clair.

Mais au fait, Il est bientôt l’été. Avez-vous fait le ménage de printemps dans votre messagerie?

Pour perdre moins de temps à chercher vos mails, un tri s’impose. Commencez pas votre boîte de réception, puis enchaînez avec vos dossiers (si vous en avez créé…)

? A lire aussi: Invitez Monsieur Pareto chez vous même si vous ne le connaissez pas encore.

Supprimez les mails les plus anciens:

  • Les Emails de suivi de paiements et de livraisons de commandes qui datent de 6 mois.
  • La confirmation de réservation d’hôtel de vos dernières vacances… snif elles sont déjà loin.
  • Les notifications automatiques de ventes, commentaires…
  • Les newsletters lues ou pas.
  • Les super promos.
  • Les Spams qui ne sont pas passés automatiquement dans votre boîte de courrier indésirable.

Votre boîte mail allégée, vous pouvez maintenant envisager de l’optimiser en adoptant quelques nouvelles habitudes.

? à lire aussi: Découvrez comment se simplifier le quotidien avec un peu de minimalisme.

Les mails ont envahi de notre quotidien personnel ou professionnel. Pour optimiser cet outil et votre temps, mettez en place une boîte mail efficace.

2 De nouvelles bonnes habitudes pour gérer efficacement sa messagerie.

En investissant un peu de temps pour tester et mettre en place de nouvelles pratiques, vous pouvez ensuite, gagner du temps chaque jour.

Parmi ces exemples, vous trouverez certainement des habitudes qui vous correspondent.

Lire ses mails dans des plages de temps définies.

Si vous consultez votre messagerie en permanence, et traitez vos mails dès leur réception, vous prenez des risques.

Votre ennemi principal est la procrastination! En effet la dérive est facile. On lit un mail, clique sur le lien, arrive sur internet…. Pour gagner du temps, ne relevez vos mails qu’avec un temps imparti, une plage horaire définie et un objectif.

L’autre adversaire qui vous guette est le « multitasking »: le multi-tâches. En se concentrant sur une seule tâche, on est plus productif car on ne laisse pas son cerveau divaguer. on le force à se recentrer.

Relevez le défi de ne traiter vos mails que dans les plages définies, vous serez plus efficace et passerez moins de temps sur votre messagerie. A vous de trouver le rythme qui correspond à votre efficacité optimale.

Pour votre boîte mail professionnelle, cela peut être plusieurs fois par jour. Par exemple le matin après la mise en place du planning de sa journée, puis avant le déjeuner et avant de partir en fin de journée.

Pour votre messagerie personnelle, une à deux fois par jour maximum suffit. Selon votre emploi du temps, optez pour un moment au calme.

Le traitement des infos de notre courrier.

Après votre nettoyage, les nouveaux mail ne vont pas tarder à s’accumuler dans votre boîte de réception.

Triez vos messages dès réception

Si c’est un mail qui prend moins de 2 min, on le traite immédiatement. C’est ce que conseille David Allen dans sa célèbre méthode GTD (dans son livre Getting things done). Vous remarquerez que la plupart des mails font partie de cette catégorie. Votre boîte de réception réduit rapidement, c’est bon pour le moral!

Les autres seront soit archivés dans des dossiers dédiés ou bien laissé « à traiter ».

Limitez le flux de votre boîte mail efficace

Pour gagner du temps… il suffit de recevoir moins de mails!

  • Désabonnez-vous de toutes les newsletters que vous ne lisez plus. En plus vous rendrez service aux expéditeurs qui payent ces envois pour rien. Vous pouvez tout de même rester abonné à celle d’Optimizi si elle vous plait toujours….?ou bien vous abonner en rejoignant la tribu.
  • Faites attention aux « copies carbones » (champ CC dans votre mail) trop souvent systématiques dans le milieu professionnel. Plus vous allègerez la boîte mail de vos collègues, plus vous pourrez leur demander d’alléger la vôtre. Je vous en reparlerai un peu plus loin.

La méthode « inbox zero » de temps en temps

Je ne suis pas fan de cette méthode au quotidien, trop stressante voire utopiste. Elle consiste à se fixer pour objectif: zéro mail dans sa boîte de réception.

Cette sensation de devoir accompli est bon pour votre moral, mais pas en permanence. Une fois tous les 15 jours est un objectif raisonnable.

Prendre soin du contenu et rédiger des emails efficaces

Pour éviter les malentendus et les aller-retours de mails, et booster leur efficacité soignez la rédaction.

  • L’objet: clair et sans mots qui dirigeront votre mail tout droit dans les spams : gratuit, 50%, promo, Viagra, exceptionnel…
  • Le ton: positif et adapté au destinataire (famille, clients, collègues, amis…). La réponse sera certainement plus rapide et sympathique…
  • Le contenu: concis et structuré. Relisez avant d’envoyer pour éviter les fautes et vérifier la compréhension.
  • L’objectif: clairement annoncé, posez une question précise si vous attendez une réponse.
  • Les pièces jointes: faites- y référence dans le corps du mail. Votre interlocuteur les verra mieux. Vérifiez également qu’elles soient bien présentes au moment d’envoyer!
Votre quotidien personnel et professionnel est envahi par les mails? Optimiser cet outil et votre temps, en mettant en place une boîte mail efficace.

3 Vivre au quotidien avec sa nouvelle boîte mail efficace.

Maintenant que les bonnes résolutions sont prises, le défi est de pérenniser ces bonnes habitudes pour conserver et booster votre efficacité.

Communiquez, prévenez les autres de votre nouvelle organisation

Surtout concernant la mise en place de plages de lecture du courrier dans le milieu professionnel. Cela limitera un peu les sollicitations, et vous aidera à tenir bon pour mettre en place votre nouvelle organisation .

Méfiez-vous de la messagerie sur smartphone

Grâce à notre smartphone, l’accès à nos mails est facilité. La conséquence est que, le temps perdu à les consulter est lui aussi facilité.

Ne consultez pas vos mails professionnels tout au long de la journée et maintenez vos plages de traitement du courrier. De la même façon, habituez et informez vos interlocuteurs comment vous consultez vos mails pendant vos week-ends, vacances ou hors des horaires de travail.

Concernant vos mails personnels, c’est la même chose. Pendant votre pause déjeuner, inutile de consulter votre messagerie si vous avez décidé de ne lire vos mails qu’une fois par jour, le soir.

Désactivez les notifications automatiques

Elle s’affichent et détournent votre attention de votre tâche actuelle. C’est une tentation trop grande de consulter vos mails toute la journée…

Limitez la Copie Carbone intempestive

En utilisant avec parcimonie la zone CC: lors de l’écriture de vos mails, vous polluerez moins les messageries de vos destinataires. Posez-vous la question de la réelle nécessité de mettre certaines personne en copie. Ce mail contient-il une information nécessaire à tous les destinataires?

Vous serez ainsi en mesure de le faire remarquer à vos collègues et ensuite de pouvoir leur demander de le faire en retour.

? à lire aussi: Comment faire une bonne to do list et l’utiliser vraiment?

4 Utiliser sa messagerie comme un outil gain de temps.

Votre messagerie peut également vous rendre service!

Pour gagner du temps, traiter par mail tout ce qui peut l’être et éviter ainsi un coup de téléphone plus long. Prenez le réflexe de récupérer systématiquement l’adresse mail de vos interlocuteurs.

La communication par mail est asynchrone : les questions et les réponses ne sont pas immédiates. Ainsi décalée dans le temps, les échanges sont plus productifs pour certaines tâches. Les réactions à chaud sont rarement les meilleures…

Vous pouvez également utiliser votre boîte mail comme pense-bête. Vous vous envoyez un message avec votre smartphone, ainsi vous le retrouverez lors de votre session « mails ».

Une autre astuce gain de temps consiste à préparer plusieurs signatures dans votre messagerie. Vous pouvez inclure les formules de politesse, les textes les plus utilisés et vos coordonnées.

Même si on a tendance à penser que les emails n’existent que pour nous faire perdre notre temps et notre sérénité, ils sont de réels outils.

Après avoir:

  • repris en main votre boîte mail,
  • adaptée à votre façon de vivre et vos besoins,

Votre boîte mail est maintenant efficace, donc utilisez vos Emails pour vous faciliter le quotidien et vous aider à atteindre vos objectifs de vie.

Comment gérez-vous vos mails? Vous êtes plutôt du style à subir le flux débordant de votre messagerie ou bien à pratiquer la inbox zéro quotidienne?

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